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Descripcion del puesto
Aurora, entreprise technologique en forte croissance, recherche un(e) Office Manager dynamique et organisé(e) pour rejoindre son équipe à Mexico City. En tant que pilier du bon fonctionnement quotidien du bureau, vous jouerez un rôle clé dans la création d’un environnement de travail efficace, sécuritaire et agréable, tout en soutenant les équipes opérationnelles, les fonctions support et la direction. Vous serez le point de contact principal pour toutes les questions liées aux installations, à la logistique interne, à la conformité santé‑sécurité et à la gestion des fournisseurs. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Head of Business Infrastructure and Operations et ferez partie du département Core, aux côtés des équipes Business Infrastructure and Operations, People & Culture, Finance et Legal.
**Missions principales**
- Assurer la gestion quotidienne du bureau : accueil des visiteurs, coordination des services de nettoyage, maintenance des équipements et suivi des espaces de travail.
- Planifier et piloter les projets d’aménagement et de déménagement, optimiser l’utilisation de l’espace et veiller à la conformité des installations avec les normes locales de santé et sécurité.
- Gérer les relations avec les fournisseurs (services de restauration, fournitures de bureau, prestataires IT, etc.) et négocier les contrats afin d’obtenir le meilleur rapport qualité‑prix.
- Suivre le budget du bureau, contrôler les dépenses, préparer les rapports financiers mensuels et proposer des actions d’optimisation des coûts.
- Fournir un support administratif aux équipes locales et à la direction : organisation de réunions, prise de notes, rédaction de comptes‑rendus, gestion d’agendas, préparation de présentations.
- Identifier les besoins en fournitures et équipements, assurer le réapprovisionnement et garantir la disponibilité des ressources nécessaires au bon déroulement des activités.
- Veiller à la conformité des politiques internes (sécurité, confidentialité, ergonomie) et à leur diffusion auprès des collaborateurs.
- Contribuer à la culture d’entreprise en organisant des événements internes, des initiatives de bien‑être et en favorisant une ambiance de travail positive.
- Représenter le département Core auprès des équipes locales, assurer la liaison entre les différentes fonctions support et les équipes opérationnelles.
**Profil recherché**
- Minimum 3 ans d’expérience réussie en gestion de bureau, administration ou fonctions similaires, idéalement dans un environnement international ou en forte croissance.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, capacité à interagir avec des interlocuteurs à tous les niveaux de l’organisation.
- Sens aigu de la diplomatie, du tact et de la confidentialité.
- Capacité à travailler sous pression, à respecter des délais serrés et à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Esprit proactif, orienté solutions, avec une forte capacité d’organisation et d’attention aux détails.
- Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral comme à l’écrit ; la connaissance de l’espagnol est un atout majeur.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et des systèmes de gestion de facilities.
- Connaissance des réglementations locales en matière de santé‑sécurité et de conformité.
**Ce que nous offrons**
- Un poste en CDI avec une présence sur site cinq jours par semaine, avec possibilité d’évolution vers un mode de travail hybride.
- Un environnement de travail stimulant au sein d’une entreprise innovante et en pleine expansion.
- Des opportunités de développement professionnel et de formation continue.
- Un package de rémunération compétitif et des avantages sociaux attractifs.
- Une culture d’entreprise inclusive, collaborative et orientée vers le bien‑être des collaborateurs.
Rejoignez Aurora et contribuez activement à la création d’un espace de travail où l’excellence opérationnelle et le bien‑être des équipes sont au cœur de la réussite collective.
