Receptionist / Assistent van de Directie

Over de functie

Als receptionist en assistent van de directie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en ondersteun je de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Je zorgt voor een vlotte ontvangst, beheert de kantoorlogistiek en ondersteunt de directie bij administratieve taken.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Bezoekers ontvangen, registreren en doorverwijzen naar de juiste afdeling.
• Beheren en verantwoorden van de kas van kleine uitgaven, inclusief maandelijkse rapportage en factuurverwerking.
• Ondersteunen bij het reserveren van vergaderzalen en trainingsruimtes.
• Inventarisbeheer en bestellingen voor schoonmaak, keuken, cafetaria en kantoorartikelen.
• Assisteren van de directie: thee zetten, boodschappen doen, documenten scannen, toegang tot het kantoor regelen, bankzaken uitvoeren, agenda beheren, betalingen met persoonlijke kaarten en verzekeringspolissen monitoren.
• Ontvangen en distribueren van post en pakketten.
• Logistieke ondersteuning bij interne HR‑evenementen, zoals koffie‑ en meubilairvoorziening.
• Toezicht op maandelijkse kantooronderhouds- en schoonmaakactiviteiten.
• Printen en archiveren van correspondentie voor de IT‑afdeling.
• Toegangscontrole voor medewerkers, inclusief registratie van in‑ en uitkloktijden.

Gewenst profiel

• Organisatietalent met een proactieve houding.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en klantgerichtheid.
• Betrouwbaar en discreet, vooral bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Flexibel en in staat om meerdere taken tegelijk te beheren.

Vereiste vaardigheden