Asistente ejecutiva bilingüe

Acerca del puesto

Hogan Lovells busca un(a) asistente ejecutiva bilingüe en Monterrey para integrarse a un equipo profesional global y colaborativo. La persona seleccionada apoyará al equipo de abogados en tareas administrativas, de gestión de información y de coordinación.

Responsabilidades principales

• Transcribir con precisión materiales escritos a mano y dictados.
• Mantener la información de contacto de abogados y clientes en la base de datos de contactos de la firma.
• Programar tiempos y calendarios, ingresando, revisando, editando y cerrando las entradas de tiempo según los estándares de la firma.
• Manejar la facturación mensual del cliente en papel y electrónica.
• Coordinar los viajes a través del departamento interno de viajes.
• Abrir nuevos asuntos y generar controles de conflicto de clientes.
• Preparar respuestas de cartas de auditoría anuales y complementarias.
• Imprimir y organizar documentos recibidos, correos electrónicos y archivos adjuntos.
• Atender teléfonos, transmitir mensajes, organizar videoconferencias y establecer llamadas.
• Mantener la máxima confidencialidad de la información, registros y archivos de la firma y sus clientes.
• Revisar gastos de viaje e ingresar facturas para su reembolso.
• Elaborar formularios y crear nuevos documentos según las prácticas de la firma.

Se requiere disponibilidad y voluntad para apoyar y realizar trabajo extra.