Asistente Ejecutivo Bilingüe

Acerca del puesto

Hogan Lovells busca un(a) asistente ejecutivo(a) bilingüe para integrarse a un equipo profesional global y colaborativo. El puesto se centra en tareas administrativas y de apoyo a los abogados, con un enfoque en la precisión, la confidencialidad y la gestión eficiente de la información.

Responsabilidades principales

• Transcribir con precisión materiales escritos a mano y dictados.
• Mantener la información de contacto de abogados y clientes en la base de datos de contactos de la firma.
• Programar tiempos y calendarios, y registrar, revisar, editar y cerrar las entradas de tiempo según los estándares de la firma.
• Gestionar la facturación mensual del cliente en papel y electrónica.
• Coordinar los viajes a través del departamento interno de viajes.
• Abrir nuevos asuntos y generar controles de conflicto de clientes.
• Preparar respuestas de cartas de auditoría anuales y complementarias.
• Imprimir y organizar documentos recibidos, correos electrónicos y archivos adjuntos.
• Atender teléfonos, transmitir mensajes, organizar videoconferencias y establecer llamadas.
• Mantener la máxima confidencialidad de la información, registros y archivos de la firma y sus clientes.
• Revisar gastos de viaje e ingresar facturas para su reembolso.
• Elaborar formularios y crear nuevos documentos según las prácticas de la firma.

Perfil requerido

• Licenciatura concluida.
• Inglés avanzado hablado y escrito, indispensable.
• 2 años de experiencia o más, preferentemente en firmas de abogados.
• Velocidad de escritura de 60 palabras por minuto y excelente gramática.
• Organización, atención al detalle, análisis de información y capacidad para gestionar varias actividades a la vez.
• Disponibilidad y voluntad para trabajar horas extra.

Habilidades requeridas

• Manejo de tecnología actual y redes sociales.
• Cargas de tiempos en portales y facturación electrónica.
• Excelente presentación y manejo de Office.